Gmailをメインのメールシステムとして使うなら「ラベル」をどう使いこなすかがポイント

2009.09.022022.08.20

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Gmailの利用者が増えている。その活用方法は千差万別だ。出先で見るためだけの利用だったり、強力なスパムフィルタの部分だけを活用するためだけに、転送して迷惑メールをカットして、再転送する方法で利用してたりするユーザーも多く見かける。つまり、あくまでもメインのメールのインフラがあり、Gmailは補助的な利用にとどまっていたということだ。
しかし、最近は本格的にGmailをメインのメールインフラに変わりつつあるように感じる。Gmailをメインとして使うなら「ラベル」をどう使いこなすかがポイントだろう。

Gmailの最大の特徴は、従来のメールソフトでは当然のように使われていた「フォルダ」がないことだ。そしてメールを分類する目的で「フォルダ」の代わりに「ラベル」があるのだが、その機能と使い方はまったく違う。この違いを理解して活用できるかどうかが、Gmailをフル活用できるかどうかの分かれ道になる。

では「フォルダ」と「ラベル」が、どう違うのか。

フォルダは文字通り、受信したメールをフォルダごとにわけて保存している。つまり、保存する場所が複数あり、どの場所に保存し適切なフォルダ名をどうつけるがポイントになる。フォルダが少ないうちは管理しやすいのだが、フォルダ数が１０を超え２０を超え多数になってくると、いったいあのメールはどのフォルダに入っているのだろう…とかえって迷うことになる。しかも、ある用件のメールには複数の意味があることも多々あり、複数のフォルダに保存すべきだということが起きてくる。物理的に１つのメールを複数のフォルダに保存することはできないので、どれか１つのフォルダを選んで保存せざるをえない。またメールを複製（コピー）して関連する複数のフォルダに保存したりするということをやっている人もいるが、その煩雑な手数は本当に意味があるのだろうか…と疑問を持つ方からの声も聞くようになった。

たとえば、ＷＥＢショップなどではお客様からの受注メールを特定のフォルダに保存している例が多い。それはそれで妥当に見える。しかし、１本のメールがその後のやりとりに展開することもよくあることで、その際のメールはどこに保存していけばいいのだろう。やりとりが続いているうちは保存するフォルダに悩み、一連のやりとりが終了したらあとでまとめて新しいフォルダを作ってそこに移動する、などという煩雑な作業を行っている例もある。

そもそも、なぜフォルダにわけなければいけないのか？
来たメールを即時処理し記録を残さないのであればフォルダわけの必要はないだろう。フォルダにわけて保存する理由は、「記録」だろう。であれば、過去のメールを調べるさいの記録方法として適切かどうかをあらためて考えてみよう。今なら、過去のメールは「検索」で調べるほうが合理的だ。メールソフトでも検索スピードが速くなっているし、多様な検索方法が提供されるようになった。

しかし、フォルダで管理することによって検索対象が分散したり、思うように探せなかったりすることが起きるようになった。だったら、あとで「検索しやすいような保存方法」を選択したほうがいいのではないか…。フォルダ管理は限界があるのだ。

ここで「ラベル管理」という考え方を紹介する。

ラベルとは文字通り、個々のメールにラベルを貼るだけである。ラベルは貼らなくてもいいし、２枚以上貼ってもいい。そのメールに「目印」をつけておくだけである。そして保存するフォルダはたった１つである。１つのフォルダにすべてのメールを保存しておくのである。そして、メールにはラベルという「目印」がつけられている、この方法なら検索もしやすい。だから検索は早い。Gmailのラベルの説明を大雑把にするとこのようにいえるだろう。Gmailの早い検索機能を生かすためにも有効な方法だ。

ラベルを活用するなら「アーカイブ」と「受信トレイ」の使い方に注意しよう。

受信したメールは「受信トレイ」に入る。読めば「既読」とわかるように太字から細字に変わる。しかし、毎日たくさんのメールを受信するため、受信トレイがいっぱいになり、目の前のメール管理をするために、既読メールや処理済メールは目障りだから他の場所に移動したいという要望がある。そのときに「ゴミ箱」に移動すると削除されてしまう。（正確には１ヵ月保存し１ヵ月後に自動的に削除）
読み終わったメールを受信トレイから消したいけれど、削除するのはいやだという場合は「アーカイブ」するとよい。「アーカイブ」されたメールは「受信トレイ」からは見えなくなるが、「すべてのメール」には保存されている。

そもそもGmailでは、受信されたメールはどこに保存されているのか？それは「すべてのメール」というところである。受信したメールはすべて「すべてのメール」に格納され、新しいメールは「受信トレイ」というところで表示されるだけだ、と思ったほうがわかりやすい。「受信トレイ」のメールにラベルをつけたり、「アーカイブ」したりして、常に「受信トレイ」が空の状態になるようにするとよい。

▼Gmailの使い方に関する参考記事
http://google-mania.net/archives/643より引用