エクセルデータをCSVに変換する方法としては、エクセルからファイル出力する方法が一般的です。しかし、そのさいにはいくつか問題をはらんでいることがあります。例えば、ファイルの形式がUTF8になるため他のシステムで読むと文字化けしてしまうことがよくあります。この対処法としてはChatGPTでエクセルファイルを変換するのがとっても便利ですのでその方法を紹介します。
エクセルファイルをCSVに変換する方法
一般的な変換方法
ExcelのデータをCSV形式に変換する手順は以下のようになります。
- Excelファイルを開く
CSVに変換したいExcelファイル（.xlsxや.xls形式）をExcelで開いてください。 - 「名前を付けて保存」を選択
Excelのメニューから「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選びます。もしくは「ファイル」＞「エクスポート」＞「ファイルの種類の変更」からでも可能です。 - ファイル形式をCSVに変更する
「ファイルの種類」（または「保存形式」）をクリックし、プルダウンから「CSV（カンマ区切り）(*.csv)」を選択します。 - 保存先とファイル名を指定
ご希望の保存先フォルダとファイル名を設定して「保存」をクリックします。 - 警告メッセージへの対応
CSV形式では対応しない機能（数式や書式設定）が失われる場合があります。そのため、「この形式で保存すると一部機能が失われる」というような警告が表示された場合は、問題なければ「はい」を選んで保存を続行してください。
以上で、ExcelデータがCSV形式で保存できます。保存したCSVファイルは、テキストエディタや他のアプリケーションから簡単に参照・編集が可能になります。
ただし、この変換方法の場合はファイル形式がUTF8になるため、他のアプリケーションで読み込みしたさいには文字化けしたように見えることがあります。一般的にCSVはテキストファイルなので日本語環境では「Shift JIS」の形式で読まないと文字化けしてしまいます。
ChatGPTでエクセルデータをCSVに変換する方法
現在のChatGPTは「マルチモーダル」といって、入力や出力の形式がファイルでもテキストでも音声でも自由に設定できます。
エクセルのファイルを入力しCSVファイルに変換して出力することも可能です。
1. ファイルをアップロード
UTF-8形式のCSVファイルをこのチャットにアップロードしてください。
2. 変換処理の指示
アップロード後、「このCSVファイルをShift_JIS形式に変換してください」と指示してください。
3. ファイルのダウンロード
ChatGPTがファイルをShift_JIS形式に変換した結果をダウンロードリンクとして提供します。
注意点
文字化けのリスク: UTF-8でサポートされるすべての文字がShift_JISに対応しているわけではありません。一部の特殊文字や絵文字は、変換後に文字化けする可能性があります。ですから、 変換後のファイルをテキストエディタなどで開いて内容を確認してください。
無駄な段落の削除も同時にできます
ChatGPTのよいところは、別の問題も同時に解決してくれることです。
例えばこのCSVファイルは無駄な改行が多くとても読みにくいファイルになっていました。
この無駄な改行を詰めて、文章は改行無しで並べることにしたいという要望がありました。この処理もChatGPTでやってみましょう。
エクセルのファイルをアップロードし、以下のように入力します。
このエクセルデータは、「NO」、「アイテム名」、「分類」、「説明文」によってわけられています。このデータをカスタムGPTの学習用ファイルとして使うためにCSVファイルに変換してください。そのさいに、無駄な改行は削除したうえで、CSVファイルの文字コードはシフトJIS形式にしてください。
実際の画面をスクショした画像は以下のとおりです。
出力されたCSVファイルは、Shift JIS形式になっていて無駄な改行も無くなっていました。
変換できない文字が「?」で表示されていたので削除してもらいました
処理はうまくいきました。しかし、Shift JIS形式を指示したことで、UTF8でしか表示できない文字が表示なきなくなり「?」という表示になっていました。
「?」の部分だけ黄色のマーカーをつけて強調してあります。このような？だらけの文章を人間がみたらちょっと違和感があります。
そもそもこの変換エラーの文字はなにかというと「･･･」、「☆」、「～」や顔文字なそ、装飾系の文字でした。
今回、このようなテキスト化をする理由はChatGPTのカスタムGPTの学習用ナレッジデータとして使うためなので、このような装飾系の文字は削除しても問題ありません。
そこで次のようにプロンプトを入れて処理をしてもらいました。
リクエストどおりの処理をありがとうございます。
しかし、一部の文字がShift JIS形式になったことで「?」のような文字になってしまいました。そこで、Shift JIS形式で表示できない文字は「?」に変換せずに削除してください。
この回答でChatGPTから出力されたファイルは、ちゃんときれいに整形されていました。
このように、丹念に希望する形式になるようにChatGPTと対話しながら進めていく方法はとっても現実的で便利ですね。
カスタムGPT（GPTs）を使いましょう
ChatGPTのカスタムGPTは便利です
ChatGPTのカスタムGPTは、特定の目的やニーズに合わせて最適化されたAIツールです。その柔軟性と機能性により、多くの場面で役立つサポートを提供します。
具体的な特徴として、以下の点が挙げられます。
- 目的に応じた調整：ユーザーの目的や要求に基づいて、文章のスタイルや内容を適切に変更できます。
- 幅広い対応力：フォーマルな報告書作成から親しみやすいブログ記事まで、多様な文章表現に対応可能です。
- 時間の効率化：迅速に情報を整理し、わかりやすい形で提供することで、作業時間の短縮に貢献します。
カスタムGPTは、文章作成だけでなく、アイデア出しや説明の簡略化にも役立つため、業務効率の向上やコミュニケーションの円滑化に大きな効果を発揮します。
カスタムGPTをより賢く便利にするためには、「ナレッジ」と言われているような独自知識のデータをファイルとして提供することがとても有効です。
今回のCSV形式のファイル整形の目的も、カスタムGPTのナレッジ用データとして使うためでした。
ChatGPTの有料版ユーザーならカスタムGPTが使えるので、ぜひ自分専用のカスタムGPTを作成してみてください。
当サイトでカスタムGPTに関する記事は以下のとおりです。
みなさんの参考になれば幸いです。
この記事を書いた遠田幹雄は中小企業診断士です
遠田幹雄は経営コンサルティング企業の株式会社ドモドモコーポレーション代表取締役。石川県かほく市に本社があり金沢市を中心とした北陸三県を主な活動エリアとする経営コンサルタントです。
小規模事業者や中小企業を対象として、経営戦略立案とその後の実行支援、商品開発、販路拡大、マーケティング、ブランド構築等に係る総合的なコンサルティング活動を展開しています。実際にはWEBマーケティングやIT系のご依頼が多いです。
民民での直接契約を中心としていますが、商工三団体などの支援機関が主催するセミナー講師を年間数十回担当したり、支援機関の専門家派遣や中小企業基盤整備機構の経営窓口相談に対応したりもしています。
保有資格：中小企業診断士、情報処理技術者など
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