Gmail

ビジネスで使うGmail、その運用方法は大丈夫ですか？とくに「受信フォルダ」の使い方を再検討しましょう

2025.02.10
この記事は約7分で読めます。

ビジネスで使うGmailある統計資料によると、Gmailの利用率は57％と過半数です。会社用のメールと個人用のメールなど併用する場合もあるでしょうが、現代はGmail利用がコミュニケーションツールとして欠かせない状況になっていますね。
ところで、Gmailのビジネス利用には禁止事項や注意事項も数多くありますが、みなさんの利用方法は大丈夫ですか？

ビジネスに欠かせなくなったGmail

ビジネスで使うGmail、実は共有禁止です

ひとつのGmailアカウントを複数の人で共有することは、基本的にはおすすめできません。主な理由としては以下の点が挙げられます。

  1. セキュリティリスク
    複数人が同じアカウントにアクセスできる状態だと、パスワード管理が難しくなり、不正アクセスや情報漏えいにつながる可能性が高まります。
    万が一トラブルが起きた場合でも、誰が原因となったのか特定しづらいという問題があります。
  2. 利用規約の懸念
    Gmailの利用規約上、個別のアカウントを本人以外が利用することを禁止しています。アカウントの管理責任が曖昧になることなどから、ビジネス用途においては、Google Workspace（旧G Suite）などの法人向けサービス（有料です）を利用することが推奨されています。
  3. 運用面での混乱
    メールの作成者や対応担当が不明確になり、同じ内容に対して重複対応が行われるなど、コミュニケーションの混乱が生じることがあります。
  4. 監査・ログ管理の問題
    業務上、監査やログ管理が必要な場合、複数人で共有していると誰がいつ操作したかを正確に把握しづらくなります。

以上の観点から、ビジネスでGmailを利用する際は、可能な限り個人単位でアカウントを作成し、共有が必要な場合はGoogle Workspaceのグループメール機能や共有受信箱など、正規の仕組みを利用することを検討するのが望ましいです。

電車内など外出先でのGmailの使い方

ビジネスで使うGmail

電車などの公共の場所でGmailを閲覧する際には、以下の点に注意すると安心です。

  1. 画面の覗き見対策
    混雑した車内では他人の視線が気づかぬうちに画面に向けられることがあります。プライバシーフィルターを使う、画面をなるべく壁側に向けるなどして、重要な内容が他人に見られないようにしましょう。
  2. 通信の安全性
    不特定多数が利用する無料Wi-Fiは通信が盗聴されるリスクがあります。スマホのデータ通信を使う、またはVPNを利用するなど安全な通信手段を選ぶことが大切です。
  3. 誤操作や端末の盗難対策
    揺れる車内での操作は誤送信や誤タップにつながりやすいため、添付ファイルの扱いや返信先の確認を慎重に行いましょう。スマホ自体を落としたり盗まれたりした場合に備え、画面ロックやリモートワイプ機能を設定しておくと安心です。
  4. 通知内容の管理
    ロック画面の通知にメールの内容が表示される設定になっていると、会話文や件名が他人の目に触れてしまう可能性があります。通知のプレビューをオフにする、または「件名のみ表示」に切り替えるなど、設定を見直しましょう。
  5. 緊急時の対応策
    公共の場所で操作していると、急に降車しなければならない状況があるかもしれません。操作途中でもすぐにメールアプリを閉じ、スマホを安全にしまう習慣をつけておくと、情報漏えいを防ぎやすくなります。

これらのポイントを意識しておけば、電車内でもGmailを比較的、安全に利用することができます。

ですが、ビジネスで使うメールなので情報漏洩が心配です。できるだけ電車内や人混みの中で使うのは避けた方がいいです。企業によっては公衆スペースでのメール利用を禁止または控えるようにルール化されている場合もあります。

Gmailの使い方を再検討

Gmailの受信フォルダの使い方については、使う人によってかなりの違いがあります。時々、他の方のGmail使い方を知ることがありますが、ちょっと心配になることがあります。

自分の方法が必ずしも正しいとは限りませんが、より合理的かつ便利で安全に使う方法について、見直しが必要かもしれません。そこで、生成AIを使い、とくに「Gmailの受信フォルダの使い方」の焦点をあてて再検討してみました。

受信フォルダ管理を見直しましょう

どもども遠田
どもども遠田

Gmailの受信フォルダ管理について、私は今のところ以下のような使い方をしています。
その是非を評価し、改善提案があれば、解説して合理的な使い方を提案してください。
・受信フォルダには大事なメールを残す
・不要と思われるメールは削除ではなくアーカイブする
・自動振分のフィルタを使い、さほど優先して読む必要がないメールは「通知類」というラベルをつけ受信フォルダからアーカイブに移動させる（メルマガや営業メールなど）
・完全に不要なメールや迷惑メールは迷惑メールとして処理する
・メールの返信時には必ず自分宛にbccをしておく（他の端末でメール画面を見た時でもやり取りをわかりやすくするため）

この回答は以下のとおりでした。

AIの回答
AIの回答

Gmailの受信フォルダ管理方法について、現状の使い方を評価し、改善提案を含めた合理的な使い方を提案します。

 

現状の評価

  • 受信フォルダに重要なメールを残す: 重要なメールを見つけやすくするためには有効ですが、受信フォルダが肥大化しやすいという欠点があります。
  • 不要と思われるメールはアーカイブする: 削除せずにアーカイブするのは、後で必要になった場合に備えるという意味で良い習慣です。
  • フィルタによる自動振り分け: 優先度の低いメールを自動的にアーカイブするのは、受信トレイを整理する上で非常に有効です。
  • 迷惑メールの処理: 迷惑メールを適切に処理することは、セキュリティの観点からも重要です。
  • 返信時に自分宛にBcc: これは、他の端末でメールのやり取りを確認する上で有効な手段ですが、他の方法でも代替可能です。

さらに具体的な提案をしてくれました。その内容は以下のとおりです。この提案内容をもとに管理方法を見直してみることにします。

Gmail活用の改善提案

現状の使い方をさらに効率化するために、以下の改善を提案します。

  • 受信フォルダの整理: 重要なメールを受信フォルダに残すのは良いですが、処理が終わったメールは速やかにアーカイブすることを推奨します。受信フォルダは、未処理のメールのみを表示するように保つことで、対応漏れを防ぎやすくなります。
  • ラベルの活用: 「通知類」以外にも、プロジェクトごと、顧客ごとなど、より細かくラベルを作成し、アーカイブ時にラベル付けすることで、検索性が向上します。
  • スター機能の活用: 特に重要なメールにはスターを付けることで、受信トレイやアーカイブの中から、さらに優先度の高いメールを素早く見つけ出すことができます。
  • Bccの代替案: Gmailには、スレッド表示機能があります。これにより、他の端末からでも、メールのやり取りを容易に確認できます。Bccを使用する代わりに、スレッド表示を有効活用することを検討してください。また、GmailのIMAP設定により、すべての端末で送受信済みのメールが同期されるため、Bccは必須ではありません。
  • 検索スキルの向上: Gmailの検索機能は非常に強力です。キーワードだけでなく、送信者、日付、ラベルなど、様々な条件で検索できるようになることで、必要なメールを素早く見つけ出すことができます。検索演算子（from:, to:, subject:, after:, before:など）をマスターすると、さらに効率的な検索が可能です。
  • 定期的な見直し: ラベルの分類方法やフィルタの設定は、業務内容の変化に合わせて定期的に見直し、最適化することを推奨します。

合理的な使い方

ビジネスで使うGmail

上記の改善提案を踏まえ、以下にGmailの合理的な使い方をまとめます。

  1. 受信トレイを空にする: 受信トレイには、未処理のメールのみを表示するように保ちます。処理が終わったメールは、速やかにアーカイブします。
  2. ラベルで整理: プロジェクト、顧客、重要度などに応じて、細かくラベルを作成し、メールを整理します。
  3. スターで重要メールを区別: 特に重要なメールにはスターを付け、優先的に対応します。
  4. スレッド表示を活用: メールのやり取りはスレッド表示で確認し、Bccの使用を減らします。
  5. 強力な検索機能: Gmailの検索機能をマスターし、必要なメールを素早く見つけ出します。
  6. フィルタで自動化: 優先度の低いメールはフィルタで自動的に振り分け、受信トレイを整理します。
  7. 定期的な見直し: ラベルやフィルタの設定は、定期的に見直し、最適化します。

これらの方法を実践することで、Gmailの受信フォルダを効率的に管理し、業務効率を大幅に向上させることができます。