Gmail

Gmailでは定型文が迷惑メール判定されやすいため「メールフォームの自動返信」が迷惑メールフォルダに入りやすい、そこでフィルタ活用で対策する

2016.09.28
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gmailfiltermeiwakuhanteihazusu200.jpgGmailは便利なメールサービスである。独自ドメインメールを主に使っている場合でも、Gmailに転送をかけて実際にはGmailだけでメールのやりとりをしているという方もかなりいるようだ。ちゃんと設定をしておけばスマホのGmailアプリでメールの送受信をしても、相手からは独自ドメインメールでやりとりしているように見えるのでとっても便利。
しかしGmailにも少し弱点がある。迷惑メール判定が優れているため、ときどき重要なメールまで迷惑メールフォルダに入れてしまうことがある。とくに問題なのが「メールフォームからの問合せメール」である。タイトルがいつも同じで文章内容が定型文であるため、機械的であるという迷惑メール判定にかかりやすく、ちょくちょく迷惑メールフォルダに入ってしまう。そのため大事なお客様からの問合せを見逃してしまうことがある。そのような場合は、Gmailのフィルタを使い「メールフォームからの問合せは迷惑メールフォルダに入れない」という設定をしておくのがよい。

Gmailのフィルタを活用して問合せメールを迷惑メール判定させなくする

Gmailのフィルタは、特定の条件にあったメールを自動的にふりわけしたり迷惑メールの判定をさせたりする便利な機能がある。

今回は、当社の事例で紹介する。当社への問い合わせメールは専用のメールフォームから問合せいただくとメールのタイトルが「ドモドモコーポレーションへのお問合せありがとうございます」となるように設定してある。そこで、メールタイトルがこの条件に一致した場合は迷惑メール判定をさせずに「受信トレイ」に未読としておくようにする。

Gmailの設定手順は、PCなら右上にある歯車のアイコンをクリックし、「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックする。すると以下のようなフィルタ設定画面になる。

gmailfiltersetting1.jpg

ここではすでに多数のフィルタが作られているが、一番下の方までスクロールすると「新しいフィルタを作成」というリンクがあるのでクリックすると、新しいフィルタを作成することができる。

▼新しいフィルタの設定
gmailfiltersetting.jpg

上記のような画面になるので条件を入力する。

件名→ドモドモコーポレーションへのお問合せありがとうございます

として、右下の「この条件でフィルタを作成」をクリックする。
【注意】上記の画面は「この条件でフィルタを作成」でなく「続行」となっているが、これは新規フィルタではなく編集を選択したからです。新規の場合は「この条件でフィルタを作成」となっているはずです。

gmailのフィルタ

次の設定画面で「迷惑メールにしない」の前にある☑チェックボックスをクリックする。
さらにここでは「８３件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」というところにも☑チェックボックスをクリックすれば、過去のメールにもこのフィルタが適用される。

「フィルタを作成」または「フィルタを更新」をクリックすればOK

これで、今後、メールフォームから送られてくるメールは迷惑メールフォルダに入ってしまうことはなくなるはずである。また、問合せメールはタイトルが同じなので、別の人からのメールでも同じスレッドになってしまうことが多いが、その改善にも役立つのではないかと期待している。